Parallel Optimaliseren - Flexibele software - Blog 3 van 4

Vorige week hebben we het in de tweede blog van onze serie “Parallel Optimaliseren” gehad over (het belang van) snelheid en dat parallel optimaliseren en implementeren van planning software noodzakelijk is. In deze blog gaan we in op de noodzaak van flexibele planning software, waarom we dat bij onze klanten nog niet (genoeg) tegenkomen en de voordelen van deze flexibele software.

In het planning software landschap zijn nog steeds enkele grote, maar relatief oude systemen actief. Veel klanten gebruiken (naast Excel/ Google Sheet natuurlijk) nog applicaties van IBM, Oracle en SAP om er maar een paar te noemen. Allemaal gebaseerd op oude technologie van de jaren 80 uit de vorige eeuw. Op dat moment een prima keuze (want toen het beste op de markt beschikbaar), maar ondertussen qua functionaliteit, gebruiksgemak en snelheid volledig ingehaald door nieuwe toetreders op de markt. Deze bestaande systemen worden nog wel voorzien van nieuwe functionaliteit, maar dat is of een uitbreiding op basis van oude technologie of er wordt een hedendaagse nieuwe technologie als schil overheen gelegd. Maar het oude onderliggende platform blijft.

Veel bedrijven blijven deze software gebruiken om een aantal redenen:
– Geïnvesteerd vermogen in de huidige opzet (licenties, ontwikkel- en beheerkosten)
– Gewenning
– Geen besef van het bestaan van nieuwe en betere planning software.

De oude technologie had vaak een serieuze ondersteuning van hardware en daardoor IT nodig om deze operationeel te houden. Eigen servers, upgrades naar de werkstations, aanpassingen…al met al een behoorlijke investering om de planning software naar eigen hand te zetten en operationeel te houden. Het is lastig afscheid nemen van een platform waarin miljoenen zijn geïnvesteerd (de welbekende sunk costs).

Daarnaast speelt gewenning een belangrijke rol. Planners werken al jaren met de software en kennen de mogelijkheden en beperkingen. Het gedrag van de planner is dusdanig aangepast aan de mogelijkheden van de software, dat deze al niet beter weten dat het ook anders zou kunnen. Planners kunnen lezen en schrijven met het platform en kunnen relatief snel een plan aanmaken en bestaande plannen aanpassen. Totdat er een vergelijking met de nieuwe planning platformen wordt gemaakt, dan blijkt dat de productiviteit met de oude systemen vele factoren lager ligt.

Als men al weet dat er nieuwe planning platformen bestaan. Planning wordt gekenmerkt door een hoge mate van operationeel werk en het blussen van brandjes. Af en toe buiten deze operatie kijken naar andere bedrijven, andere planning software of concurrenten wordt op dat niveau niet of nauwelijks gedaan. Dus nieuwe technologieën op het planningsvakgebied worden niet opgemerkt. En daarmee worden bedrijven met de oude technologieën gedwongen om veranderingen volgens het sequentiële proces af te wikkelen en is deze verandering dus traag. In tegenstelling tot het parallelle proces.

Eén van de redenen waarom het parallelle proces (ook wel sprint planning genoemd) nu wel tot de mogelijkheden behoort is de volgende: de huidige planning software is veel flexibeler dan de oude planning software. De eerdere technologie is gebaseerd op client – server architecturen, waarbij de laatste versies altijd via diskettes/ CD-Roms op lokale servers en daarna desktops van gebruikers geïnstalleerd werden. De onderliggende architectuur was niet flexibel en kon vaak ook het detail planningsproces van de klant niet ondersteunen. Eenmaal geïmplementeerd, waren wijzigingen vaak een langdurig proces. Vanwege het feit dat de software veel IT-ondersteuning nodig had, niet snel aan te passen was (star) en ook beperkte mogelijkheden had (in vergelijking met hedendaagse software).

De huidige planning software is cloud-based en zeer flexibel. Flexibel in de inrichting, flexibel in het aanpassen en in het uitbreiden van functionaliteit. En sneller! De huidige platforms rekenen wijzigingen direct door, waarmee het model consistent blijft, dat was vroeger met de ouden technologie wel anders. En daarmee is de huidige planning software prima geschikt om het parallelle proces te ondersteunen, zelfs in het geval als het planningsproces nog niet volledig is uitgekristalliseerd. Dit maakt het mogelijk om in sprints te plannen en ontwikkelen (de besproken Use Cases uit blog 2 uit deze serie) en gelijktijdig het planningsproces opnieuw in te richten. Deze twee processen versterken elkaar ook, omdat in de tool zichtbaar wordt voor een gebruiker hoe hij kan plannen (maar daarover meer in de vierde blog en laatste blog van deze serie).

De nieuwe technologie (denk aan cloud, AI) heeft het dus mogelijk gemaakt om nieuwe planning software te ontwikkelen die snel te implementeren is (weken in plaats van maanden of jaren), snel aan te passen is met een hoge acceptatiegraad van eindgebruikers. Want deze nieuwe planning software legt de controle van het plannen en dagelijkse beheer terug in de handen van deze eindgebruikers (in plaats van IT) en kan zeer flexibel meegroeien met hun wensen.

In de volgende blog gaan we dieper in op het onderwerp inlevingsvermogen van gebruikers en geven we een samenvattende conclusie. Met als uitsmijter ons webinar op woensdag 21 juni van 13:00-13:45 om te laten zien dat de huidige planning software inderdaad kan wat wij beloven.